Como elaborar uma campanha de matrículas com toda a equipe escolar

A cada ano letivo, o gestor escolar precisa dar muita atenção para realizar uma campanha de matrículas que proporcione bons resultados para a sua instituição de ensino.

Isso envolve um bom planejamento, a prática de boas estratégias e um esforço compartilhado para envolver toda a equipe escolar, principalmente a área administrativa, que lida diretamente com os pais dos alunos.

Neste artigo, vamos apresentar 8 estratégias de captação de alunos para você realmente cativar pais e estudantes, de forma a aumentar a receita da sua escola. Siga a leitura do texto para conferir! 

1. Faça uma organização antecipada sobre a campanha de matrículas

No cenário atual, não há quem negue a grande competitividade no mercado educacional. Por isso, é muito importante que a sua escola se organize com antecedência para realizar uma campanha de matrículas. 

Só para você ter uma ideia, essa simples ação influencia em vários aspectos, como: 

– a possibilidade de propor ações coerentes com a missão da escola;

– a revisão de pontos que podem desalinhar a tempo;

– sair na frente da concorrência;

– alcançar mais matrículas que nos anos anteriores. 

2. Mostre aos pais que sua escola é moderna

Sabendo que a tomada de decisão sobre matricular os filhos em determinada escola está nas mãos dos pais ou responsáveis, a escola deve pensar, portanto, em como mostrar os diferenciais da sua instituição para essas pessoas.

Uma boa proposta é mostrar sua infraestrutura e informar que seu corpo docente é formado por profissionais bem qualificados e atenciosos.

Também é muito indicado mostrar que o Projeto Político Pedagógico está relacionado com a Base Nacional Comum Curricular (BNCC), além de apresentar todas as propostas e práticas pedagógicas utilizadas pelos professores, seja no Ensino Infantil, Fundamental ou Médio. 

Outro diferencial que sua escola pode apresentar é a adoção das metodologias ativas no ensino. Isso porque a inclusão delas favorece muito mais o protagonismo e o desenvolvimento dos estudantes.

3. Forme uma equipe de funcionários preparada para captar alunos

Não basta estipular ações antecipadas e informar aos pais os pontos positivos da instituição, se esta não preparou seus funcionários para realizar uma boa campanha de matrículas.

Portanto, é essencial preparar toda a equipe com treinamento e bastante troca de informações sobre como atuar nesse período. Isso pode incluir:

– conhecer toda a equipe e identificar os pontos fortes e fracos;

– estimular suas habilidades e competências;

– integrar os profissionais envolvidos;

– estimular que cada colaborador entenda um pouco de tudo sobre o processo;

– capacitar os colaboradores em atividades específicas, como atendimento e técnicas de vendas, por exemplo.

É importante entender que não é apenas a equipe responsável por realizar as matrículas que necessita conhecer tais processos, mas sim todos os colaboradores que se comunicam com o público.

4. Utilize imagens reais para a campanha

Outra forma de destacar sua campanha de matrículas é elaborar imagens atrativas para chamar a atenção de pais e alunos. 

Ao utilizar imagens reais da escola, alunos e professores, você comunica mais autoridade e confiança na divulgação. 

Afinal, como diz o ditado, “a primeira impressão é a que fica”. Além disso, uma boa divulgação otimiza o tempo das pessoas interessadas, uma vez que elas terão o primeiro contato com a oferta da escola e podem começar a fazer considerações.  

5. Utilize uma estratégia de indicações

Uma campanha de matrículas precisa almejar a comunicação com os pais que não conhecem a escola. Isso quer dizer que manter os atuais responsáveis por dentro das informações sobre o período de matrículas pode contribuir para a construção de uma relação interessante. 

Assim, você pode criar ações que vão desde o mapeamento dos defensores da sua marca até a definição dos prêmios e a análise das métricas para ver se a estratégia está gerando novas conversões. As gratificações podem contar com:

– descontos na mensalidade; 

– isenção de taxas de matrícula;

– entrega de materiais didáticos utilizados no ensino etc.

Vale destacar que esse programa de indicações pode oferecer benefícios tanto para quem é recomendado, quanto para quem também recomenda.

6. Utilize o e-mail marketing

Por mais que existam outras ferramentas de comunicação atualmente, o e-mail ainda é um dos principais veículos utilizados entre as pessoas. Por isso, ele não pode ser desconsiderado entre as estratégias para uma campanha de matrículas. 

Seu uso deve seguir as listas de e-mails segmentadas da escola, de forma a atingir os pais que já tiveram contato com a instituição por meio de algum evento ou outra ocasião, mas ainda não fizeram a matrícula do seu filho. Além disso, é possível fazer uma divulgação mais ampla, porém, com bastante atenção e cuidado ao mudar as informações contidas no e-mail. 

Também é importante pensar em um cronograma para o disparo desses e-mails, assim como pensar de forma estratégica nos dias e horários em que os pais poderão abrir e ler seu conteúdo. 

7. Divulgue sua campanha nas redes sociais

Assim como o e-mail marketing, as redes sociais também são excelentes para sua equipe fazer a divulgação da campanha de matrículas. Vale observar que faz toda a diferença utilizar as estratégias das imagens sobre a escola, explicadas na dica quatro. 

Mas atenção: a comunicação utilizada pela instituição deve corresponder aos canais escolhidos, como Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, YouTube ou TikTok, pois cada um deles possui uma linguagem e dinâmica próprias para chamar a atenção do público. Dessa forma, é preciso se adequar e conversar com a sua audiência da forma correta!

8. Desburocratize a rematrícula

Por fim, a última dica para realizar uma boa campanha de matrículas tem a ver com a rematrícula. Muitas vezes, esse é um processo burocrático e lento, que contraria a ideia de facilitar a rematrícula dos estudantes.

Mas esse caminho pode ser facilitado com oportunidades para os pais enviarem os documentos por meios digitais, com otimização das formas de pagamento e até mesmo com a criação de um calendário diferente, para atender somente a este público de forma personalizada, por exemplo.

Essas foram apenas algumas sugestões para auxiliar nas ações de uma das épocas mais importantes para a escola, que é o período da matrícula escolar. Como você acompanhou, treinar e se comunicar com toda a equipe e investir em diversas formas de divulgação é fundamental para atrair novos alunos e manter os já matriculados na instituição.

Esperamos que você tenha gostado das nossas 8 dicas para realizar uma campanha de matrículas escolar. Aproveite para ter mais informações sobre o assunto e leia nosso próximo conteúdo com as melhores práticas de retenção de alunos para aplicar em sua instituição!

Sabrina Andrade Silva é estudante de Letras pela UFMG e faz parte da equipe da Imaginie, uma das maiores empresas de tecnologia educacional do Brasil.